La contabilización automática: un avance hacia el futuro
Hoy en día, tu compañía puede dar un salto cualitativo inmenso hacia la transformación digital. ¿Cómo? Automatizando procesos claves como el de la contabilización automática de facturas. Te explicamos cómo y te damos la herramienta ideal para ello: nuestro software favotito CONTPAQi.
¿Qué es un sistema de contabilización automática?
No nos cansaremos de decirlo: el tiempo y el dinero son los dos recursos más importantes de cualquier negocio. Para exprimirles todo el jugo a ambos, la automatización de procesos es esencial. Ahorras en costes, en personal, en equipo… Pero para eso debes apoyarte y aprovecharte de las ventajas de las nuevas tecnologías. Sistematizar procesos básicos de un negocio, como es el de la contabilización automática de facturas.
Ahora bien: ¿en qué consiste realmente la contabilización de facturas de forma electrónica? Si tuviésemos que dar una definición técnica, podríamos decir que es el proceso mediante el cual un software de contabilidad utiliza tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés). Con ella, es capaz de leer información clave de una factura recibida y luego crea automáticamente una entrada en el libro mayor de una empresa.
Si, por el contrario, optamos por una definición más humanista, diríamos que la contabilización automática de facturas es el proceso por el que un negocio registra y gestiona todo su proceso de facturación con un programa informático. Así mismo, ese programa se ocupa de la emisión, la recepción y el almacenamiento de facturas y documentos similares y/o relativos a ellas.
El caso es que la contabilización de facturas ha existido, conllevando un importante consumo de recursos para cualquier negocio. Sin embargo, con softwares como el de CONTPAQi, la contabilización automática permite a las empresas agilizar y automatizar sus procesos de contabilidad, reducir errores y ahorrar tiempo y recursos al no tener que hacer las entradas contables manualmente.
¿En qué beneficia a una empresa contar con un sistema para su facturación?
Como sucedió en su día para la contabilidad y para el mundo de los números y las matemáticas, hay avances que lo revolucionan todo. Utilizar sistemas tecnológicos avanzados para la contabilidad automática de un negocio es dar un salto competitivo y funcional enorme. La prueba de ello es que numerosos negocios se benefician hoy en día de ello.
En nuestro caso, llevamos más de 20 años implementando soluciones digitales para la contabilización automática de las facturas de múltiples compañías. Por eso, hemos comprobado que muchas de ellas se han beneficiado de ventajas como las que detallamos a continuación:
Ahorro de tiempo
Contar con un sistema de facturación automatizado te permite generar un mayor volumen de facturas. Y no solo eso, sino que lo podrás llevar a cabo de forma mucho más rápida y ágil, lo cual ahorra tiempo al equipo que se encarga de la facturación en tu negocio.
Reducción de errores
Un software de facturación automatizado elimina gran parte del papel humano en el proceso. Por eso, también es probable que se reduzcan los errores en el proceso de facturación. Por ende, esta ventaja también te permitirá de nuevo ahorrar tiempo y, a largo plazo, dinero.
Mejora del seguimiento y mayor control de los datos
Las soluciones digitales para la contabilización automática de facturas te permiten realizar un seguimiento más eficaz de tus ingresos y gastos. Este beneficio, a su vez, es muy útil para la toma de decisiones empresariales y de negocio, puesto que cuentas con información precisa, actualizada y en detalle.
Aumento de la eficiencia.
Un buen sistema de facturación puede ayudar a tu empresa a aumentar su eficiencia, ya que se automatizan ciertas tareas como la emisión de facturas recurrentes que, por otro lado, te ofrecen más tiempo y recursos disponibles para otras funciones del negocio.
Cumplimiento de la normativa.
Los softwares de contabilización automática te ayudarán a garantizar que tu organización cumple con las normativas y los requisitos fiscales en relación con la facturación y el IVA. Algo que comienza a ser más que necesario, dado que la factura electrónica es obligatoria en muchas partes del mundo para numerosas operaciones comerciales.
En definitiva, contar con un sistema para la facturación puede ayudarte a ti y a tu empresa a ser más productivo y eficiente, a reducir errores, a ahorrar tiempo y a cumplir con las normativas y los requisitos fiscales que exijan las distintas autoridades.
¿Cómo ayuda la contabilización automática a los gobiernos y autoridades?
Así mismo, la obligatoriedad de utilizar sistemas de contabilización automática y facturación online no es un capricho de las autoridades. Los gobiernos se han dado cuenta de las muchas ventajas que ofrecen este tipo de softwares. De hecho, son los primeros que, como empresas públicas, se han aprovechado de beneficios como los siguientes:
– Han mejorado y se han vuelto más eficientes en el uso de sus recursos.
– Se ha reducido el fraude fiscal, haciendo un tejido empresarial más transparente e íntegro en la gestión financiera.
– Muchos procesos de auditoría se han agilizado, ya que las cuentas se analizan de forma mucho más rápida y eficiente con datos accesibles al instante.
– Se cumplen las normativas y requisitos fiscales, puesto que los datos contables están disponibles de manera más precisa y en tiempo real.
Por lo tanto, podemos decir que la contabilización automática ayuda a los gobiernos y autoridades a ser más eficientes, a mejorar la transparencia y la integridad en la gestión financiera, a agilizar los procesos de auditoría y a garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales.
¿Qué papel juega el software de contabilización automática de facturas de CONTPAQi?
Lo que también ha sucedido es que numerosas compañías tecnológicas se han lanzado a crear softwares para la contabilidad automática. Sin embargo, no todas son capaces de ofrecer una solución práctica y acorde con las exigencias del país, de cada compañía y de cada regulación. Es aquí donde entramos nosotros, CONTPAQi
Compuestos por un equipo de especialistas financieros y tecnológicos, contamos con una gran experiencia desarrollando e implementando soluciones contables en diferentes mercados. Por eso, no solo sabemos cómo tiene que ser cada software y con qué exigencias debe cumplir, sino que lo acompañamos de otras funcionalidades. Tu tambíen cambiate a CONTPAQi.
